Aprender a dirigir proyectos para minimizar la incertidumbre

¿Podemos decir que un proyecto es exitoso si alcanzó sus objetivos, pero un año después de lo planificado y al doble de lo presupuestado? La respuesta es no. Un proyecto es un emprendimiento temporal realizado para producir un resultado único, y debería llegar a sus metas dentro de los costos y plazos estimados previamente. Es un aporte fundamental para poder instrumentar la estrategia organizacional.

Es cierto que los proyectos tienen una cierta dosis de incertidumbre, ya que no son actividades rutinarias. Pero esta incertidumbre puede ser minimizada si aprendemos la disciplina de la dirección de proyectos. El Project Management Institute (PMI) define esta disciplina como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”.

Por lo tanto, administrar un proyecto implica desde ser capaces de recolectar los requerimientos y establecer el alcance entendido y acordado con todos, hasta gestionar las necesidades y comunicaciones con los stakeholders o interesados para que influyan positivamente en el proyecto. En el medio se deben equilibrar las restricciones que compiten entre sí y que están dadas por el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos.

Herramientas como la estructura de división del trabajo –para identificar las tareas a realizar–; el camino y la cadena crítica –para establecer las relaciones, duración de las tareas y necesidades de recursos humanos y técnicos– son fundamentales a la hora de la planificación. Asimismo, técnicas como el valor ganado, por ejemplo, facilitan el control y seguimiento del proyecto brindando enfoques sencillos para saber si estamos yendo más rápido o lento, dentro o fuera de los costos previstos, pudiendo además calcular el esfuerzo restante. Estos, entre tantos otros, son instrumentos que nos propone la dirección de Proyectos para que, según nuestras necesidades, los utilicemos con el fin de alcanzar nuestros objetivos con niveles de riesgos menores.

Conocer las prácticas. Sin duda alguna los miembros de equipos de proyectos deben conocer las mejores prácticas para el desarrollo de sus proyectos. Estamos habituados a ascender como director de un proyecto al mejor técnico pero… ¿reúne todas las competencias y conocimientos para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto? La capacitación es un requisito ineludible para cumplir esta función de manera exitosa.

En los contextos cambiantes y dinámicos de nuestros días, el proyecto juega un rol importante para poder instrumentar las estrategias de las organizaciones. Conocer la administración de proyectos y contar con personas que dominen sus técnicas proporcionará a las organizaciones la posibilidad de alcanzar mejores resultados.

A cargo. Gonzalo Mozas. MBA, certificado como Project Management Professional (PMP). Consultor en ámbitos públicos y privados para la evaluación, planificación, gestión y monitoreo de programas y proyectos.

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