12 consejos para aprovechar al máximo una videoconferencia
Sugerencias de una empresa especializada en soluciones de voz para una eficaz interacción con dispositivos tecnológicos.
La videoconferencia desempeña un papel cada vez más importante para ayudar a quienes se valen de la colaboración para alcanzar sus metas. En ese marco, resulta altamente recomendable tener en cuenta estos consejos de Polycom para que los usuarios de todo el mundo puedan aprovechar al máximo sus soluciones de video e interactuar de manera adecuada con dispositivos tecnológicos, más allá de los usos y costumbres de cada país y cultura:
- Facilite la participación: asegúrese de incluir instrucciones claras y fáciles al invitar a sus colegas, y que ellas estén dentro de la invitación para que sean de rápido acceso.
- Conéctese temprano y manténgase en silencio: ingrese a la reunión de video con antelación para asegurarse que funciona correctamente y comprobar que su dispositivo y la sala de reuniones están preparados para iniciar la videoconferencia. Es fundamental tener preparada una agenda del día, para no olvidar ningún tema a tratar.
- Revise la imagen: chequee los ángulos de su cámara antes de iniciar la llamada para que los participantes tengan una buena visión y usted pueda mantener el contacto visual con los participantes.
- Asegúrese de que el micrófono funcione correctamente: pregúntele a los participantes si pueden oírlo y hable en un tono normal sin apoyarse en el micrófono.
- Comodidad del lugar: compruebe que la sala o el lugar desde donde se realizará la comunicación no tenga objetos o ruidos que provoquen interrupciones o pudiera distraer a los otros participantes.
- El silencio es importante: ponga el micrófono en silencio cuando no esté hablando, para que los demás escuchen correctamente al que está hablando en ese momento.
- Ubicación: en caso de que la reunión se realice desde algún dispositivo móvil, asegúrese de estar en el lugar adecuado y evite sitios ruidosos como centros comerciales, restaurantes o la calle.
- Mantenga el contacto visual: asegúrese de dirigirse directamente a sus interlocutores, mirándolos a los ojos cuando habla con ellos.
- Permanezca en la reunión: recuerde que puede ser visto en todo momento; por tal motivo, evite conversaciones paralelas con las otras personas que estén en la sala.
- Lenguaje no verbal: tenga cuidado con los gestos y el lenguaje corporal que puedan ser percibidos de manera negativa.
- Una tarea a la vez: evite hacer otra cosa mientras participa de la videoconferencia, ya que puede resultar de distracción para el grupo.
Lo más importante al participar en una videoconferencia, es desenvolverse como si estuviera cara a cara con su interlocutor y utilizar gestos naturales al momento de hablar. Siempre debe tener presente que la videoconferencia es para provechar el poder de la comunicación del ser humano tanto visual como auditiva.
