Viajes de negocios y el rol de las agencias

Optimizar los recursos, tanto económicos como humanos, es prioritario a la hora de emprender este tipo de actividades. La expansión de negocios obliga a considerar los viajes como parte del presupuesto anual. Las empresas, además, realizan eventos corporativos que buscan la integración grupal, el incentivo y la formación de sus trabajadores. Contar con una agencia de viajes se vuelve vital para evitar complicaciones a la hora de contratar servicios.

Año a año, los conceptos de “viajes e incentivos” ganan más peso en la estructura de costos de las empresas. Son concebidos como premios para motivar a los empleados. Pueden incluir desde viajes internacionales hasta fines de semana en el campo. Muchas veces van acompañados de actividades como juegos o competencias al aire libre. Pero para que funcionen estratégicamente, es necesario contar con la eficacia y la planificación que sólo una agencia especializada puede ofrecer.

Lo primero que una empresa debe hacer es definir su política. ¿Quiénes viajan?, ¿cómo viajan?, ¿qué categorías de hoteles se van a utilizar?, etcétera. Se trata de establecer parámetros que ordenen la planificación de cada viaje. Una buena agencia debe ser capaz de interpretar y definir junto al cliente “el perfil del viajero”… y con esto definido, organizar el viaje a medida del cliente y en los plazos más cortos posibles. Cuando esto se logra, las empresas alcanzan el objetivo tan deseado: ¡AHORRAR TIEMPO! y brindarle a sus ejecutivos autonomía para que sólo tengan que enfocarse en su trabajo.

Existen varios factores para considerar a la hora de encarar la planificación. Acá te contamos qué ítems valorar a la hora de elegir a tu proveedor.

1. Contratar a una agencia que se especialice en servicios corporativos. Si la empresa contrata a una agencia de viajes, es fundamental que esta entienda la dinámica del cliente. No son lo mismo los viajes de placer que los viajes de negocios.

2. Buscar una agencia que tenga emisión directa de tickets aéreos. Esto le dará mayor flexibilidad y, por ende, respuestas más rápidas ante cambios imprevistos de agenda. Sumado al ahorro de comisiones de operadores intermediarios.

3. Guardia de 24 horas por emergencias o contingencias en destino. Fundamental por el perfil del viajero de negocios. Reuniones que se cancelan, viajes que terminan antes de lo previsto, oportunidades que aparecen de un día para el otro hacen que los cambios en los servicios contratados sean constantes.

4. Acuerdos directos con hoteles locales receptivos. Si la agencia tiene trato directo con el hotel elegido para alojar a clientes o a ejecutivos que visitan sus empresas desde el exterior, o bien para la organización de Workshops o actividades outdoors, le asegura a la compañía el estándar de calidad esperado.

5. Reportes de consumo. Acceder a reportes periódicos de consumo para mayor control del gasto, con información detallada por viajero, destino, línea aérea, operador, etcétera.

Por último, contar con un buen seguro de viaje. La cobertura médica en el exterior es muy costosa. Brindar esta cobertura a sus ejecutivos es vital para los costos de una compañía.

Como podemos ver, la elección de una agencia a la hora de viajar es un diferencial que hoy las compañías necesitan. No sólo como un servicio clave que brinda a sus recursos humanos, sino también como un medio de ahorro a través de la profesionalización de la gestión.

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